Instrução de Trabalho
Abertura e Fechamento de Caixa
| Elaboração | Aprovação | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Nome | Visto | Data | Nome | Visto | Data |
| Silmara Candiani Lemes | 28/10/2016 | Cristiane Moraes Tuvani | 28/10/2016 | ||
1. Objetivo
O objetivo desta instrução de trabalho é orientar sobre os procedimentos de abertura e fechamento de caixa.
2. Referências
Não aplicável
3. Definições
Não aplicável
4. Procedimentos e Responsabilidades
4.1. Abertura de caixa;
-No sistema ERPJ acessar o menu Financeiro – Caixa – Abertura de Caixa – Selecionar o Caixa (F8 para consultar) verificar se o valor da abertura confere com dinheiro da gaveta – cadastrar – finalizar.
-Se houver divergência entre os valores, fazer anotação no campo “Obs.” da abertura do caixa.
-Enviar a “sobra” de caixa, se houver, no primeiro dia útil do mês seguinte, valores maiores que R$
10,00.
4.2.Recebimento de NFCe S@T
-Verificar o modo de pagamento correto
com o cliente;
-Em caso de mais de um modo de pagamento, deve ser mantido como principal, o de maior valor, e os
demais detalhados na aba pagamento;
-Se for em dinheiro, colocar modo de pagamento 1 - à vista;
-Se o cliente possuir créditos, irá aparecer a mensagem abaixo, colocar modo de pagamento 143 – adiantamento, e colocar o valor que o mesmo possui em créditos, se a compra for o valor menor que o crédito, poderá abater na próxima compra, se a compra for maior que o crédito, colocar apenas o valor do crédito, e o restante, detalhar conforme o pagamento de preferência do cliente;
-Caso haja mais de um cheque utilizado para o pagamento, todos devem ser cadastrados e detalhados nos pagamentos;
-Se for com cartão de crédito ou débito, utilizar o TEF, apenas colocar o modo de pagamento, conforme o prazo combinado com o cliente (F8 - para consultar).
-Se for pago através de depósito bancário, colocar o modo de pagamento 102 – Crédito em Conta
Corrente, e na “aba pagamentos”, clicar com o botão direito, detalhes de pagamentos, na aba “Conta
Corrente” colocar os dados da conta onde foi depositado (F8 para consultar);
-Se for pago através do link de pagamento MaxiPago, consultar o Manual de usuário do Link de Pagamento maxiPago para Caixas no GLPI, através do link Clique aqui
4.3. Recebimento de pedido com modo de pagamento: Receber no Local;
-Após a entrega realizada, o motoboy faz o acerto com a caixa (troco, comprovante de cartão, devolução da máquina de cartão) conforme o modo de pagamento, e processos da ITLO-003 e a mesma emite NFCe S@T ou NF-e conforme ITFI-002 (4.1.), consultando pelo número do pedido através do menu Movimentos – Pedidos – Consultar por número e loja
-Caso haja mais de um pedido para o mesmo cliente, sendo do mesmo vendedor, pode-se
criar NFCe S@T ou Nfe de vários pedidos. (Movimentos - NFCe S@T – Criar NFCe S@T de vários pedidos)
ou (Movimentos - Nfe – Criar Nfe de vários pedidos/cupons)
-Se for com cartão de crédito ou débito, colocar o modo de pagamento, conforme o prazo combinado e a bandeira do cartão (F8 para consultar), e após autorizada a venda, na “aba pagamentos”, clicar com o botão direito, detalhes de pagamentos, e cadastrar o número do C.V. e o número do Terminal, conforme o comprovante de venda, selecionar a máquina onde a operação foi realizada (Rede, ou Stone), alterar, finalizar, e cadastrar a venda;
Nota 1 Se for remessa em consignação, operação 50, após 48 horas, se o produto não for devolvido, será efetivado a venda, seguindo os mesmos passos do receber no local, citado acima. Lembrando que, consignado é permitido apenas para clientes de NF.
4.4. Recebimento de Duplicatas, Faturas e Cheques;
-Para recebimento de duplicatas e faturas as caixas fazem a baixa no sistema ERPJ
(Financeiro – Cobrança – Boletos ou Faturas – Baixa – Cadastrar), ou pelo atalho, na barra de
ferramentas, consultando pelo código, imediatamente após o recebimento, não podendo deixar o
pagamento parado no caixa, sem a devida baixa;
-Para recebimento de cheques (devolvidos ou troca), acessar o Menu – Financeiro – Cheques –
Consultar pelo número do cheque, clicando duas vezes sobre o mesmo e baixar.
-Se o pagamento for efetuado com cheque, ou depósito bancário, seguir conforme o
procedimento descrito no item 4.2 desde documento.
-Se o pagamento for efetuado com cartão de débito ou crédito, seguir conforme o procedimento descrito no item 4.3 deste documento.
-Fornecer recibo de pagamento ao cliente
4.5. Se pagos através da NF-e/Pedidos a prazo, tem que fazer o fechamento do cliente;
-No sistema ERPJ (Financeiro – Cobrança – Fechamento por cliente) ou utilizar a
tecla de atalho (alt+shift+F);
-Selecionar tipo da venda (pedido/NF-e)
-Selecionar o código do cliente e loja
-Selecionar NF-e/Pedidos pagos – clicar em OK, código de vencimento= 89 (à vista);
-Verificar se o cliente possui NF-e/Pedido de Devolução, emitidos pela Auto Geral
(devolução do cliente) ou no caso de Pessoa Jurídica, emitida pelo próprio cliente
-Para incluir as devoluções emitidas pela Auto Geral (Devolução do cliente), se estiverem fora do
prazo da emissão do boleto, primeiramente, tirar o relatório no sistema ERPJ (Relatórios –
Relatórios de Devoluções – Devoluções em aberto) e adicionar a devolução no fechamento do cliente, e
confirmar.
-Incluir as devoluções emitidas pelos clientes, se estiverem fora do prazo da emissão do boleto, primeiramente, consultar no sistema (Relatórios – Relatórios de Devoluções – Devoluções em aberto), na aba “Dev. Compras” clicar em adicionar e confirmar.
-Gerar o boleto/fatura, e baixar no sistema, conforme procedimento descrito no item
4.4 deste documento.
-Envio de boletos por e-mail quando solicitado pelos clientes.
4.6. Em caso de recebimento parcial da NF-e/pedidos a prazo;
-Se a NF-e/Pedido ainda não foi cadastrada, na “aba pagamentos deixar como principal o modo de
pagamento a prazo, o valor que irá gerar boleto, e como segunda opção, colocar o valor pago”, e
detalhar se foi em dinheiro, cheque ou cartão (F8 para consultar);
-Se a NF-e/Pedido já foi cadastrada, e o parcelamento do valor restante não for dividido em parcelas
do mesmo valor, fazer o abatimento parcial no sistema (Financeiro – Cobrança – Boletos ou Faturas –
Abatimentos Nfe ou Abatimentos - Cadastrar);
-Em caso de mais de um modo de pagamento, é preciso fazer o detalhamento dos pagamentos.
4.7. Cadastrar todas as despesas do dia (Financeiro – Despesas – cadastrar) ou pelo atalho na barra de ferramentas;
-Detalhar à que se refere a despesa no campo Centro de Custo (F8 para consultar) e o departamento nos campos Descrição e Observações, conforme ITFI-006 Cadastro de Centro de Custos;
4.8 Fazer sangria;
Sangria funciona da seguinte forma: no final do expediente, ou quando o dinheiro em caixa atinge um certo limite, é prudente fazer uma "sangria de caixa", isto é, retirar esse "excedente", e depositar no banco na conta corrente informada. E enviar na diária, os comprovantes de depósito e da sangria. No sistema ERP-J (Financeiro – Caixa – Cadastrar Sangrias – Selecionar o caixa atual – Adicionar Sangria – Valor desejado – Adicionar – Cadastrar)
4.9. Fechamento de Caixa
-No final do expediente, ou na troca da Caixa, fazer o fechamento do caixa, no sistema ERPJ acessando o menu Financeiro – Caixa – Fechamento de Caixa atual, conferir todos os valores recebidos, seja em dinheiro, cheques e cartões, lançar o valor do troco, caso haja divergências anotar no campo “Obs.” do fechamento de caixa, clicar no botão Fechar o caixa, e gerar todos os relatórios necessários, e enviar no malote para a tesouraria;
Nota 1: As cédulas de R$ 50,00, R$ 100,00 e R$ 200,00 deverão ser enviadas dentro do envelope bancário, e as notas de menor valor, deverão ser enviadas dentro da diária.
Nota 2: Conferir o caixa todos os dias.
4.10 Descontos;
-Para vendas à vista, e no débito, nas lojas de Itu (matriz e filial), Salto, Indaiatuba e Porto
Feliz, Cabreuva, Tatuí, Boituva,Piedade e Cerquilho o desconto é de 5% (cinco por cento), para as vendas nas lojas de Sorocaba, o desconto é de
10% (dez por cento);
-Para vendas a prazo, aos clientes com conceito “BOM” será concedido 5% (cinco por cento) de
desconto, identificados no sistema com 01 asterisco (*);
-Para vendas a prazo, aos clientes com conceito “EXCELENTE” será concedido 10% (dez por cento) de
desconto, identificados no sistema com 02 asteriscos (**);
4.11. Vendas com cartão de crédito, considerar prazos e valores abaixo, podendo ser aceito todas as bandeiras;
-1x para vendas até R$ 49,99
-2x para vendas de R$ 50,00 a R$ 99,99
-3x para vendas de R$ 100,00 a R$ 199,99
-4x para vendas de R$ 200,00 a R$ 499,99
-5x para vendas acima de R$ 500,00
-6x para vendas acima de R$ 600,00
-7x para vendas acima de R$ 700,00 - com acréscimo de 3,5 %
-8x para vendas acima de R$ 800,00 - com acréscimo de 4,0 %
-9x para vendas acima de R$ 900,00 - com acréscimo de 4,5 %
-8x para vendas acima de R$ 1000,00 - sem acréscimo
4.12. Vendas com boletos, o valor mínimo a ser faturado será no valor de R$ 100,00;
Para vendas com boletos considerar prazos e valores abaixo:
-30 dias – vendas acima de R$ 100,00 - sem acréscimo
-30/60 dias – vendas acima de R$ 500,00 - sem acréscimo
-30/60/90 dias – vendas acima de R$ 3.000,00 – sem acréscimo
-Para vendas acima de R$7.000,00, consultar o responsável pelo financeiro ou gestor/encarregado da loja.
4.13. Descontos e prazos para funcionários;
-Desconto de 10% a vista e uma vez no boleto/cartão;
-Desconto de 5% se parcelado em 2 vezes, no cartão, ou boleto 30/60.
-Em caso de atrasos, aplica-se a regra dos juros, sendo a mesma do cliente.
5. Registros
(Sem códigos) Relatórios diversos do sistema ERPJ
6. Histórico de Revisões
| Revisão | Descrição | Revisor | Data |
|---|---|---|---|
| 00 | Emissão inicial | Silmara Candiani Lemes | 28/10/2016 |
| 01 | Revisão dos itens 4.4, 4.6 e 4.8 e inclusão do item 4.3. | Silmara Candiani Lemes | 05/12/2016 |
| 02 | Revisão do Item 4.12 | Silmara Candiani Lemes | 07/03/2018 |
| 03 | Revisão geral do documento | Silmara Candiani Lemes | 29/05/2019 |
| 04 | Revisão geral do documento | Tatiane Silva Magalhães | 02/03/2021 |
| 05 | Revisão geral do documento | Ranilori Nascimento | 27/01/2022 |