Instrução de Trabalho
Abertura e Fechamento de Caixa
| Elaboração | Aprovação | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Nome | Visto | Data | Nome | Visto | Data |
| Silmara Candiani Lemes | 28/10/2016 | Cristiane Moraes Tuvani | 28/10/2016 | ||
1. Objetivo
O objetivo desta instrução de trabalho é orientar sobre os procedimentos de abertura e fechamento de caixa.
2. Referências
Não aplicável
3. Definições
Não aplicável
4. Procedimentos e Responsabilidades
4.1. Abertura de caixa;
-No sistema ERPJ acessar o menu Financeiro – Caixa – Abertura de Caixa – Selecionar o Caixa (F8 para consultar) verificar se o valor da abertura confere com dinheiro da gaveta – cadastrar – finalizar.
-Se houver divergência entre os valores, fazer anotação no campo “Obs.” da abertura do caixa.
-Enviar a “sobra” de caixa, se houver, no primeiro dia útil do mês seguinte, valores maiores que R$
10,00.
4.2.Recebimento de NFCe S@T
-Verificar o modo de pagamento correto
com o cliente;
-Em caso de mais de um modo de pagamento, deve ser mantido como principal, o de maior valor, e os
demais detalhados na aba pagamento;
-Se for em dinheiro, colocar modo de pagamento 1 - à vista;
-Se o cliente possuir créditos, irá aparecer a mensagem abaixo, colocar modo de pagamento 143 – adiantamento, e colocar o valor que o mesmo possui em créditos, se a compra for o valor menor que o crédito, poderá abater na próxima compra, se a compra for maior que o crédito, colocar apenas o valor do crédito, e o restante, detalhar conforme o pagamento de preferência do cliente;
-Caso haja mais de um cheque utilizado para o pagamento, todos devem ser cadastrados e detalhados nos pagamentos;
-Se for com cartão de crédito ou débito, utilizar o TEF, apenas colocar o modo de pagamento, conforme o prazo combinado com o cliente (F8 - para consultar).
-Se for pago através de depósito bancário (PIX), colocar o modo de pagamento 102 – Crédito em Conta
Corrente, e na “aba pagamentos”, clicar com o botão direito, detalhes de pagamentos, na aba “Conta
Corrente” colocar os dados da conta onde foi depositado (F8 para consultar).Confirmar no ERPJ a validação do deposito.
-
-
4.3. Recebimento de pedido com modo de pagamento: Receber no Local;
-Após a entrega realizada, o motoboy faz o acerto com a caixa (troco, comprovante de cartão, devolução da máquina de cartão) conforme o modo de pagamento, e processos da ITLO-003 e a mesma emite NFCe S@T ou NF-e conforme ITFI-002 (4.1.), consultando pelo número do pedido através do menu Movimentos – Pedidos – Consultar por número e loja
-Caso haja mais de um pedido para o mesmo cliente, sendo do mesmo vendedor, pode-se
criar NFCe S@T ou Nfe de vários pedidos. (Movimentos - NFCe S@T – Criar NFCe S@T de vários pedidos)
ou (Movimentos - Nfe – Criar Nfe de vários pedidos/cupons)
-Se for com cartão de crédito ou débito, colocar o modo de pagamento, conforme o prazo combinado e a bandeira do cartão (F8 para consultar), e após autorizada a venda, na “aba pagamentos”, clicar com o botão direito, detalhes de pagamentos, e cadastrar o número do C.V. e o número do Terminal, conforme o comprovante de venda, selecionar a máquina onde a operação foi realizada (Rede, ou Stone), alterar, finalizar, e cadastrar a venda;
Nota 1 Se for remessa em consignação, operação 50, após 48 horas, se o produto não for devolvido, será efetivado a venda, seguindo os mesmos passos do receber no local, citado acima. Lembrando que, consignado é permitido apenas para clientes de NF.
4.4. Recebimento de Duplicatas, Faturas e Cheques;
-Para recebimento de duplicatas e faturas as caixas fazem a baixa no sistema ERPJ
(Financeiro – Cobrança – Boletos ou Faturas – Baixa – Cadastrar), ou pelo atalho, na barra de
ferramentas, consultando pelo código, imediatamente após o recebimento, não podendo deixar o
pagamento parado no caixa, sem a devida baixa;
-Para recebimento de cheques (devolvidos ou troca), acessar o Menu – Financeiro – Cheques –
Consultar pelo número do cheque, clicando duas vezes sobre o mesmo e baixar.
-Se o pagamento for efetuado com cheque, ou depósito bancário, seguir conforme o
procedimento descrito no item 4.2 desde documento.
-Se o pagamento for efetuado com cartão de débito ou crédito, seguir conforme o procedimento descrito no item 4.3 deste documento.
-Fornecer recibo de pagamento ao cliente
4.5. Se pagos através da NF-e/Pedidos a prazo, tem que fazer o fechamento do cliente;
-No sistema ERPJ (Financeiro – Cobrança – Fechamento por cliente) ou utilizar a
tecla de atalho (alt+shift+F);
-Selecionar tipo da venda (pedido/NF-e)
-Selecionar o código do cliente e loja
-Selecionar NF-e/Pedidos pagos – clicar em OK, código de vencimento= 89 (à vista);
-Verificar se o cliente possui NF-e/Pedido de Devolução, emitidos pela Auto Geral
(devolução do cliente) ou no caso de Pessoa Jurídica, emitida pelo próprio cliente
-Para incluir as devoluções emitidas pela Auto Geral (Devolução do cliente), se estiverem fora do
prazo da emissão do boleto, primeiramente, tirar o relatório no sistema ERPJ (Relatórios –
Relatórios de Devoluções – Devoluções em aberto) e adicionar a devolução no fechamento do cliente, e
confirmar.
-Incluir as devoluções emitidas pelos clientes, se estiverem fora do prazo da emissão do boleto, primeiramente, consultar no sistema (Relatórios – Relatórios de Devoluções – Devoluções em aberto), na aba “Dev. Compras” clicar em adicionar e confirmar.
-Gerar o boleto/fatura, e baixar no sistema, conforme procedimento descrito no item
4.4 deste documento.
-Envio de boletos por e-mail quando solicitado pelos clientes.
4.6. Em caso de recebimento parcial da NF-e/pedidos a prazo;
-Se a NF-e/Pedido ainda não foi cadastrada, na “aba pagamentos deixar como principal o modo de
pagamento a prazo, o valor que irá gerar boleto, e como segunda opção, colocar o valor pago”, e
detalhar se foi em dinheiro, cheque ou cartão (F8 para consultar);
-Se a NF-e/Pedido já foi cadastrada, e o parcelamento do valor restante não for dividido em parcelas
do mesmo valor, fazer o abatimento parcial no sistema (Financeiro – Cobrança – Boletos ou Faturas –
Abatimentos Nfe ou Abatimentos - Cadastrar);
-Em caso de mais de um modo de pagamento, é preciso fazer o detalhamento dos pagamentos.
4.7. Cadastrar todas as despesas do dia (Financeiro – Despesas – cadastrar) ou pelo atalho na barra de ferramentas;
-Detalhar à que se refere a despesa no campo Centro de Custo (F8 para consultar) e o departamento nos campos Descrição e Observações, conforme ITFI-006 Cadastro de Centro de Custos;
4.8 Fazer sangria;
Sangria funciona da seguinte forma: no final do expediente, ou quando o dinheiro em caixa atinge um certo limite, é prudente fazer uma "sangria de caixa", isto é, retirar esse "excedente", e depositar no banco na conta corrente informada. E enviar na diária, os comprovantes de depósito e da sangria. No sistema ERP-J (Financeiro – Caixa – Cadastrar Sangrias – Selecionar o caixa atual – Adicionar Sangria – Valor desejado – Adicionar – Cadastrar)
4.9. Fechamento de Caixa
-No final do expediente, ou na troca da Caixa, fazer o fechamento do caixa, no sistema ERPJ acessando o menu Financeiro – Caixa – Fechamento de Caixa atual, conferir todos os valores recebidos, seja em dinheiro, cheques e cartões, lançar o valor do troco, caso haja divergências anotar no campo “Obs.” do fechamento de caixa, clicar no botão Fechar o caixa, e gerar todos os relatórios necessários, e enviar no malote para a tesouraria;
Nota 1: As cédulas de R$ 50,00, R$ 100,00 e R$ 200,00 deverão ser enviadas dentro do envelope bancário, e as notas de menor valor, deverão ser enviadas dentro da diária.
Nota 2: Conferir o caixa todos os dias.
4.10 Descontos;
-Para vendas à vista, e no débito, nas lojas de Itu (matriz e filial), Salto, Indaiatuba e Porto
Feliz, Cabreuva, Tatuí, Boituva,Piedade e Cerquilho o desconto é de 5% (cinco por cento), para as vendas nas lojas de Sorocaba, o desconto é de
10% (dez por cento);
-Para vendas a prazo, aos clientes com conceito “BOM” será concedido 5% (cinco por cento) de
desconto, identificados no sistema com 01 asterisco (*);
-Para vendas a prazo, aos clientes com conceito “EXCELENTE” será concedido 10% (dez por cento) de
desconto, identificados no sistema com 02 asteriscos (**);
4.11. Vendas com cartão de crédito, considerar prazos e valores abaixo, podendo ser aceito todas as bandeiras;
-1x para vendas até R$ 49,99
-2x para vendas de R$ 50,00 a R$ 99,99
-3x para vendas de R$ 100,00 a R$ 199,99
-4x para vendas de R$ 200,00 a R$ 499,99
-5x para vendas acima de R$ 500,00
-6x para vendas acima de R$ 600,00
-7x para vendas acima de R$ 700,00 - com acréscimo de 3,5 %
-8x para vendas acima de R$ 800,00 - com acréscimo de 4,0 %
-9x para vendas acima de R$ 900,00 - com acréscimo de 4,5 %
-8x para vendas acima de R$ 1000,00 - sem acréscimo
4.12. Vendas com boletos, o valor mínimo a ser faturado será no valor de R$ 100,00;
Para vendas com boletos considerar prazos e valores abaixo:
-30 dias – vendas acima de R$ 100,00 - sem acréscimo
-30/60 dias – vendas acima de R$ 500,00 - sem acréscimo
-25/50/75 dias – vendas acima de R$ 1000,00 - sem acréscimo
-30/60/90 dias – vendas acima de R$ 1200,00 – sem acréscimo
-30/60/90/120 dias – vendas acima de R$ 3000,00 – sem acréscimo
-Para vendas acima de R$7.000,00, consultar o responsável pelo financeiro ou gestor/encarregado da loja.
4.13. Descontos e prazos para funcionários;
-Desconto de 10% a vista e uma vez no boleto/cartão;
-Desconto de 5% se parcelado em 2 vezes, no cartão, ou boleto 30/60.
-Em caso de atrasos, aplica-se a regra dos juros, sendo a mesma do cliente.
4.14. Envio de Nfe ao sefaz;
-Todas as NF-e DEVEM ser enviadas ao Sefaz;
-No ERP ir em (Movimentos – Nfe ou SAT – Consultar por data e loja.
-Ordenar a coluna NFE para verificar as notas pendentes de envio (0)
-Clicar 2x na NF/SAT
-Clicar ENVIAR
-Nota fiscal são documentos oficiais de venda e devem acompanhar a mercadoria no ato da compra do cliente. Isso é passível de multa e autuação pela falta da entrega do documento. O cliente pode até denunciar a empresa pela não emissão da NFE
-Em caso de erro, abrir chamado com o T.I., enviando print da tela
Possiveis erros de NFe que não precisa abrir chamado no TI .
Validação de nota fiscal no Sefaz
-Antes de abrir chamado junto ao TI é necessário que seja descartada todas as possibilidades relacionadas ao cadastro do cliente. O cadastro do cliente precisa estar completo, razão social, CNPJ ou CPF (se pessoa física), inscrição estadual (quando tiver), endereço (incluindo, rua, número, bairro, CEP, cidade, etc.)
Entretanto, existem algumas particularidades que também impedem a validação e autorização da nota fiscal, abaixo listamos algumas situações que devem ser verificadas.
a) CLIENTE DO ESTADO DE SÃO PAULO - NOTA REJEITADA - CLIENTE NÃO HABILITADO NA SECRETARIA DA FAZENDA DO ESTADO DE SÃO PAULO
- Empresas que possuem inscrição estadual têm que estar regulares na Secretaria da Fazenda para que a nota fiscal seja AUTORIZADA, ou seja, o cliente deve ter a opção "habilitado" descrita no Sintegra.
Sendo assim, se for enviada uma nota fiscal para a SEFAZ e a mesma voltar como rejeitada, consulte a situação do cliente.
Para os clientes que são do estado de São Paulo, acesse: SINTEGRA.
-Cliente que a nota fiscal que emitirmos será rejeitada: Situação cadastral -baixada
b) CLIENTE DO ESTADO DE SÃO PAULO - CADASTRO INCORRETO – CLIENTE CONSUMIDOR FINAL
-Consumidor não é apenas o cliente pessoa física, empresas que só tem atividade de prestação de serviço, geralmente não possui inscrição estadual, sendo assim, o cadastro do mesmo deve conter a informação CONSUMIDOR, pois caso contrário poderá dar erro ao enviar a nota fiscal para a SEFAZ. No cadastro deverá constar essa informação para não ter problema na validação da nota fiscal, preenchendo no campo IE a expressão ISENTO, no campo tributação a opção CONSUMIDOR.
-Se o cliente é do estado de São Paulo é possível fazer a consulta para ter certeza de que o cliente é considerado consumidor final. Contudo, se o cliente não for inscrito, aparecerá a seguinte mensagem
c) CLIENTE DO ESTADO DE SÃO PAULO – NOTA FISCAL REJEITADA – CADASTRO INCOMPLETO (COMÉRCIO)
-Entretanto, para clientes que vendem mercadorias (comércio) ou produtos (indústria) é obrigatório ter inscrição estadual e a mesma deverá estar no cadastro do cliente, sem essa informação, a nota fiscal poderá também ser rejeitada. Importante preencher o campo Inscrição Estadual com o número da Inscrição Estadual
-Havendo inscrição estadual o sistema vai retornar com o cadastro completo do cliente.
d) CLIENTE PJ DE OUTRO ESTADO COM INSCRIÇÃO ESTADUAL – AQUISIÇÃO DE VENDA NA LOJA (BALCÃO) – CADASTRO COMO CONSUMIDOR
-Caso haja necessidade de emissão para algum cliente pessoa jurídica que é de outro e que tenha inscrição estadual é necessário fazer a definição do mesmo como CONSUMIDOR no cadastro. A venda no balcão é uma venda estadual e para que o sistema ERP entenda isso deve ser selecionado no campo tributação a opção CONSUMIDOR
- Caso haja dúvida, consulte: SINTEGRA e selecione o estado onde a empresa tenha cadastro.
-O sistema vai retornar de acordo com o cadastro do estado em questão
5. Registros
(Sem códigos) Relatórios diversos do sistema ERPJ
6. Histórico de Revisões
| Revisão | Descrição | Revisor | Data |
|---|---|---|---|
| 00 | Emissão inicial | Silmara Candiani Lemes | 28/10/2016 |
| 01 | Revisão dos itens 4.4, 4.6 e 4.8 e inclusão do item 4.3. | Silmara Candiani Lemes | 05/12/2016 |
| 02 | Revisão do Item 4.12 | Silmara Candiani Lemes | 07/03/2018 |
| 03 | Revisão geral do documento | Silmara Candiani Lemes | 29/05/2019 |
| 04 | Revisão geral do documento | Tatiane Silva Magalhães | 02/03/2021 |
| 05 | Revisão geral do documento | Ranilori Nascimento | 27/01/2022 | 06 | Revisão geral do documento | Silmara Lemes | 08/07/2024 |