Elaboração | Aprovação | ||||
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Nome | Visto | Data | Nome | Visto | Data |
Luiz Carlos de Paula Leite | 03/04/2015 | Murilo de Moraes Tuvani | 03/04/2015 |
1. Objetivo
Essa instrução de trabalho tem objetivo de fornecer todas as informações sobre o nosso processo de recebimento de entradada materiais
2. Referências
MQ-001 – Manual da Qualidade
3. Definições
Não aplicável
4. Procedimentos e Responsabilidades
4.1 Conferência da nota fiscal de compra e autorização da entrada da transportadora
-O responsável confere a nota fiscal, a Razão Social, Endereço, CNPJ, Inscrição
Estadual, quantidade e volume;
-Se o volume não estiver correto deve-se informar ao setor de compras que tomará a decisão de receber ou devolver o material;
-Confere a integridade de peças (isento de avarias), como por exemplo: (latarias em geral,
lanternas, faróis, retrovisores);
-Se o volume estiver correto, carimba, assina o canhoto e se necessário o conhecimento de
transporte;
-Alocar o material recebido em um dos porta-paletes, e anotar a locação do mesmo na NF.
4.2 Lançamento de nota fiscal de compras no sistema ERPJ
-O responsável aciona o atalho CTRL + SHIFT + I e lê a chave de acesso da Nfe.
Nota 1: Para os casos em que
o sistema informe que a Nfe não foi encontrada, o responsável acessa o portal
(www.nfe.fazenda.gov.br), coloca o leitor de código de barras no campo Chave de Acesso da nota
fiscal e baixa o XML fazendo o Download, após isso deverá fazer conforme nota abaixo somente para
esses casos específicos. A entrada é feita no mesmo sistema ERPJ, em Movimentos -> Compras -> Cadastrar compra de mercadoria (NFE) -> Ler Nfe (abrirá um campo para localizar o download da nota fiscal).
-Verifica o CFOP e natureza da operação (F8 para consultar), coloca a data de recebimento, o pallet (locação), quantidade de volumes e confere o X, código do fabricante e número do pedido de compra, descrição dos produtos e quantidade dos itens. Caso houver divergências contatar o responsável pelo setor de compras.
Nota 1: Caso a NFSe a ser lançada, não possua pedido de compra (Prestação de
Serviço), o responsável pelo estoque, deverá preencher o campo centro de
custo conforme ITFI-006 Cadastro de Centros de Custos, e o modo de pagamento - F8 - para consultar.
Nota 2: Atentar-se ao código de fabricante dos itens, nas colunas código fornecedor e fabricante,
eles precisam ser iguais caso contrário verificar com setor de compras.
-Após a verificação da nota fiscal e pedido, cadastrar;
-Após cadastrar a nota, verifica-se se não negativou nada coluna “Quantidade Pendente” do pedido de compra, caso tenha negativado, verificar a nota novamente, e se persistrir, entrar em contato com compras, ou fazer a exclusão da nota lançada;
Nota 1: Em caso de pedido de compra duplicado com o mesmo item, verificar no pedido de compra em aberto, qual corresponde a quantidade em aberto pendente, fazendo a alteração manual do número do pedido e o número do item, que corresponde ao pedido correto;
O processo de redistribuição é feito para mercadorias recebidas de terceiros, o ERPJ verifica automaticamente se a quantidade dos itens é suficiente para abastecer sua unidade e as demais. Caso seja, na tela do cadastro da compra, na aba Redistribuição, o botão Gerar redistribuição é acionado e o sistema define a quantidade ideal que deve ser separada para cada unidade.
-Após lançar a nota fiscal no sistema o responsável carimba a nota, coloca da data da entrada e assina, e encaminha o contas a pagar;
4.2.1 Gerenciar tarefas do estoquista.
-No sistema ERPJ consultar fila de tarefas (Movimentos – Tarefas – Consultar filas de Tarefas), onde são definidas as prioridades (Alta, Média e Baixa) para se iniciar a guarda, conforme processos da ITCO-005
-Após a guarda, é verificado a impressão do relatório. Clicar na aba consulta de compra por loja e nota, escolher a opção Matriz e digitar o número da nota correspondente ao relatório. Verificar a locação, quantidade dos itens, ou possíveis divergências anotadas pelo estoquista, e após este processo clicar no botão alterar estoque, e no botão término guarda.
-Se houver redistribuição para as filiais, clicar no botão gerar romaneio de transferência/imprimir.
4.2.2 Lançamento de Nfe com produtos de venda futura.
-Ao cadastrar a nota fiscal de compra no sistema ERPJ, o mesmo informa que existe
um pedido de encomenda na tela.
-Nos casos em que a encomenda pertença a um cliente que não aceita Venda Futura, nenhum aviso será
emitido pelo sistema, e na consulta de estoque, não constará a quantidade Encomendada. Neste caso,
apenas um registro deverá constar em Movimentos – Pedidos de Clientes, feito pelo vendedor envolvido
na encomenda e sendo de conhecimento do comprador responsável, com exceção na matriz que é consultado através da observação do pedido de compras (Movimentos – Pedidos de compras);
-O responsável pelo estoque, consulta no sistema os produtos que tiveram aviso de encomenda, através
da consulta de X, e na tela do produto, na aba Estoques, verifica a coluna Encomenda para saber de
qual loja é a venda futura e prioriza esta compra no processo de alocação.
-Na impressão, uma marcação é feita em cada item que seja encomenda, e no final do relatório é especificado o X e a quantidade que irá para cada unidade.
- Na nota insere-se uma observação escrevendo a quantidade, o X, o nome do vendedor e a loja onde a encomenda será destinada.
4.2.3 Alteração da marca do produto de venda futura
-Esta função de atualizar a marca do produto encomendado por Venda Futura, só é
permitida se não foi feito o cadastro da nota, e se o usuário que estiver alterando, for gestor ou tiver nível administrativo, máximo, no sistema e se o produto a ser alterado, tiver quantidade entregue = 0, ou seja, não pode ter sido entregue este produto, nem que seja parcialmente.
-Avisar o setor de compras e vendas, sobre a possível divergência, para os mesmos entrem em contato com o cliente, onde terá o aval do mesmo;
-Para realizar a alteração da marca de um produto encomendado, é necessário ir até a tela do Pedido
do Cliente, envolvido nesta venda. Para isso, é só acessar a Nfe de venda futura e ir na aba
Encomenda ou ir na aba Estoques no cadastro do produto inicialmente encomendado, e dar 2 cliques
para que abra a tela de Estoque do Produto, e posteriormente, ir na aba Encomendas e achar o Pedido
do Cliente relacionado à venda em questão, como mostrado a seguir.
-Pela NFE da venda:
-Pela consulta do Produto
Nota 1:Se a venda futura foi feita por NFe, o sistema exigirá que uma carta de correção tenha sido criada, na primeira Nfe emitida, especificando a alteração da marca, como mostrado abaixo.
Nota 2:Se tudo estiver de acordo com o esperado, o sistema permitirá a alteração da marca do produto. Para isso, abra a tela de Pedido do Cliente e de 2 cliques na coluna Cód. Seq.:
Nota 3:Agora, é possível ver que no cadastro do produto 49734/B, não está mais marcado a encomenda do produto, agora, no cadastro do produto 49734, fica registrado a encomenda.
Nota 4:Importante que todo o processo seja feito antes de dar entrada no estoque, com a nota vinda do fornecedor, sendo assim, é preciso identificar esta alteração de marca do produto, antes de virar o estoque na loja que recebeu a mercadoria.
4.3 Entrada de transferência entre unidades
-As peças são recebidas pelo estoquista, que confere volume, quantidade com a nota
fiscal. Se houver divergência o estoquista abre uma RNCL- Relatorio de não conformidade Logística através do sistema ERPJ (Logística- Cadastro de não Conformidade) ou formulário FLO-005 (plano de contingência), e aguarda o período de 24 horas, a resposta da loja causadora.
5 Registros
Sistema ERPJ6 Histórico das Revisões
Revisão | Descrição | Revisor | Data |
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00 | Emissão inicial | Luiz Carlos de Paula Leite | 03/04/2015 |
01 | Revisão do item 4.1 | Luiz Carlos de Paula Leite | 25/01/2017 |
02 | Revisão do item 4.1 e 4.3 | Luiz Carlos de Paula Leite | 07/03/2017 |
03 | Revisão de todo documento e exclusão do item 4.6 | Luiz Carlos de Paula Leite | 25/01/2018 |
04 | Revisão geral do documento | Jonathas Alves/ João Guilherme | 12/04/2019 |
05 | Revisão geral do documento | Alex Silva/ João Guilherme/ Isaias Veloso | 22/02/2021 |
06 | Revisão geral do documento | João Guilherme/ Alexandre Borges | 01/02/2022 |