Elaboração			Aprovação
Nome	Visto	Data	Nome	Visto	Data
Luiz Carlos de Paula Leite		03/04/2015	Murilo de Moraes Tuvani		03/04/2015

1. Objetivo

Essa instrução de trabalho tem objetivo de fornecer todas as informações sobre o nosso processo de recebimento de entrada materiais

2. Referências

MQ-001 – Manual da Qualidade

3. Definições

Não aplicável

4. Procedimentos e Responsabilidades

4.1 Conferência da nota fiscal de compra e autorização da entrada da transportadora

-O responsável confere a nota fiscal, a Razão Social, Endereço, CNPJ, Inscrição Estadual, quantidade e volume;
-Se o volume não estiver correto deve-se informar ao setor de compras que tomará a decisão de receber ou devolver o material;
-Confere a integridade de peças (isento de avarias), como por exemplo: (latarias em geral, lanternas, faróis, retrovisores);
-Se o volume estiver correto, carimba, assina o canhoto e se necessário o conhecimento de transporte;
-Alocar o material recebido em um dos porta-paletes, e anotar a locação do mesmo na NF.
-Realizar a leitura do código de barras no campo de chave de acesso no momento da chegada da mercadoria;

-Caso a já esteja cadastrada,irá aparecer a tela da nota lançada ( no Erp ir em Movimentos-Compras-Consulta de pré compras(chegada de mercadoria))

4.2 Lançamento de nota fiscal de compras no sistema ERPJ

-O responsável aciona o atalho CTRL + SHIFT + T e lê a chave de acesso da Nfe.

Nota 1: Para os casos em que o sistema informe que a Nfe não foi encontrada, o responsável acessa o portal
(www.nfe.fazenda.gov.br) , coloca o leitor de código de barras no campo Chave de Acesso da nota fiscal e baixa o XML fazendo o Download, após isso deverá fazer conforme nota abaixo somente para esses casos específicos. A entrada é feita no mesmo sistema ERPJ, em Movimentos -> Compras -> Cadastrar compra de mercadoria (NFE) -> Ler Nfe (abrirá um campo para localizar o download da nota fiscal).

-Verifica o CFOP e natureza da operação (F8 para consultar), coloca a data de recebimento, o pallet (locação), quantidade de volumes e confere o X, código do fabricante e número do pedido de compra, descrição dos produtos e quantidade dos itens. Caso houver divergências contatar o responsável pelo setor de compras.

Nota 1: Caso a NFSe a ser lançada, não possua pedido de compra (Prestação de Serviço), o responsável pelo estoque, deverá preencher o campo centro de custo conforme ITFI-006 Cadastro de Centros de Custos, e o modo de pagamento - F8 - para consultar.
Nota 2: Atentar-se ao código de fabricante dos itens, nas colunas código fornecedor e fabricante, eles precisam ser iguais caso contrário verificar com setor de compras.

-Após a verificação da nota fiscal e pedido, cadastrar;
-Após cadastrar a nota, verifica-se se não negativou nada coluna “Quantidade Pendente” do pedido de compra, caso tenha negativado, verificar a nota novamente, e se persistrir, entrar em contato com compras, ou fazer a exclusão da nota lançada;

Nota 1: Em caso de pedido de compra duplicado com o mesmo item, verificar no pedido de compra em aberto, qual corresponde a quantidade em aberto pendente, fazendo a alteração manual do número do pedido e o número do item, que corresponde ao pedido correto;

-O processo de redistribuição é feito para mercadorias recebidas de terceiros (processo de redistribuição feito exclusivamente no CD), o ERPJ verifica automaticamente se a quantidade dos itens é suficiente para abastecer sua unidade e as demais. Caso seja, na tela do cadastro da compra, na aba Redistribuição, o botão Gerar redistribuição é acionado e o sistema define a quantidade ideal que deve ser separada para cada unidade.

-Após lançar a nota fiscal no sistema o responsável carimba a nota, coloca da data da entrada e assina;

4.2.1 Gerenciar tarefas do estoquista.

-No sistema ERPJ consultar fila de tarefas (Movimentos – Tarefas – Consultar filas de Tarefas), onde são definidas as prioridades (Alta, Média,Baixa e Transferência) para se iniciar a guarda, conforme processos da ITCO-005
-Após a guarda, é verificado a impressão do relatório. Clicar na aba consulta de compra por loja e nota, escolher a opção da loja em vigente e digitar o número da nota correspondente ao relatório. Verificar a locação, quantidade dos itens, ou possíveis divergências anotadas pelo estoquista, e após este processo clicar no botão alterar estoque para finalizar o processo.
-Se houver redistribuição para as filiais, clicar no botão gerar romaneio de transferência/imprimir.

4.2.2 Lançamento de Nfe com produtos de venda futura.

-Ao cadastrar a nota fiscal de compra no sistema ERPJ, o mesmo informa que existe um pedido de encomenda na tela.
-Nos casos em que a encomenda pertença a um cliente que não aceita Venda Futura, nenhum aviso será emitido pelo sistema, e na consulta de estoque, não constará a quantidade Encomendada. Neste caso, apenas um registro deverá constar em Movimentos – Pedidos de Clientes, feito pelo vendedor envolvido na encomenda e sendo de conhecimento do comprador responsável,é consultado através da observação do pedido de compras (Movimentos – Pedidos de compras);
-O responsável pelo estoque, consulta no sistema os produtos que tiveram aviso de encomenda, através da consulta de X, e na tela do produto, na aba Estoques, verifica a coluna Encomenda para saber de qual loja é a venda futura e prioriza esta compra no processo de alocação.

-No Relatorio uma marcação é feita em cada item que seja encomenda, e no final do relatório é especificado o X e a quantidade que irá para cada unidade.

- Na nota insere-se uma observação escrevendo a quantidade, o X, o nome do vendedor e a loja onde a encomenda será destinada.

- Enviar para a loja de destino, utilizando a etiqueta padrão de ENCOMENDA.

4.2.3 Alteração da marca do produto de venda futura

-Esta função de atualizar a marca do produto encomendado por Venda Futura, só é permitida se não foi feito o cadastro da nota, e se o usuário que estiver alterando, for encarregado ou tiver nível administrativo, máximo, no sistema e se o produto a ser alterado, tiver quantidade entregue = 0, ou seja, não pode ter sido entregue este produto, nem que seja parcialmente.
-Avisar o setor de compras e vendas, sobre a possível divergência, para os mesmos entrem em contato com o cliente, onde terá o aval do mesmo;
-Para realizar a alteração da marca de um produto encomendado, é necessário ir até a tela do Pedido do Cliente, envolvido nesta venda. Para isso, é só acessar a Nfe de venda futura e ir na aba Encomenda ou ir na aba Estoques no cadastro do produto inicialmente encomendado, e dar 2 cliques para que abra a tela de Estoque do Produto, e posteriormente, ir na aba Encomendas e achar o Pedido do Cliente relacionado à venda em questão, como mostrado a seguir.
-Pela NFE da venda:

-Pela consulta do Produto

Nota 1:Se a venda futura foi feita por NFe, o sistema exigirá que uma carta de correção tenha sido criada, na primeira Nfe emitida, especificando a alteração da marca, como mostrado abaixo.

-Caso não tenha sido feito a carta de correção, ao tentar alterar o item , aparecerá a imagem abaixo:

Nota 2:Se tudo estiver de acordo com o esperado, o sistema permitirá a alteração da marca do produto. Para isso, abra a tela de Pedido do Cliente e de 2 cliques na coluna Cód. Seq.:

Nota 3:Agora, é possível ver que no cadastro do produto 49734/B, não está mais marcado a encomenda do produto, agora, no cadastro do produto 49734, fica registrado a encomenda.

Nota 4:Importante que todo o processo seja feito antes de dar entrada no estoque, com a nota vinda do fornecedor, sendo assim, é preciso identificar esta alteração de marca do produto, antes de virar o estoque na loja que recebeu a mercadoria.

4.3 Entrada de transferência entre unidades

-As peças são recebidas pelo estoquista, que confere volume, quantidade com a nota fiscal. Se houver divergência o estoquista abre uma RNCL- Relatorio de não conformidade Logística através do sistema ERPJ (Logística- Cadastro de não Conformidade) ou formulário FLO-005 (plano de contingência), e aguarda o período de 24 horas, a resposta da loja causadora.

-O responsável pelo estoque faz a entrada da nota no sistema ERPJ através do menu (Movimentos, Compras, Importar Transferência pela chave da Nfe), ou do atalho CTRL+SHIFT+T. Através do leitor código de barra, faz-se a leitura na Chave de acesso da nota fiscal. Preencher o campo da operação colocando o código 37 (Transferência/Entrada), ou operação 65 em caso de transferência de itens de consumo, data de chegada e, por fim, clica em cadastrar;
Nota 1: As notas de transferências de venda casada, devem ser cadastradas, imediatamente após o seu recebimento
Nota 2: Caso seja uma entrada de transferência de venda casada, ao ler a chave de acesso, o sistema irá cadastrar a nota automaticamente, não havendo a necessidade em informar a operação, nem clicar em cadastrar.

4.4 Entrada de Notas de Serviços-NFS-e

Notas de Serviços são notas enviadas por prestadores (mão de obra, prestador de serviços em geral) e devem ser cadastradas no ERP
-Ir em Movimentos – Compras – cadastrar compra de serviço)

-Ao cadastrar no ERP e preencher todos os campos, e anexar a NFS-e seguindo os passos abaixo

-Irá abrir a tela, procurar onde salvou o arquivo e selecionar a NFSe

-Após anexar, irá aparecer a nfse no sistema, para conferir se está correta, só clicar 2x sobre o lançamento

- Ao cadastrar a NFSe no ERP, não será mais necessário enviar a NFSe impressa para o Contas a Pagar (com excessão de nfse com modo de pagamento A VISTA que deverá sempre vir uma via no fechamento de caixa)

4.5 Entrada de Conhecimento de Transporte – Cte

Assegurar o lançamento correto dos Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CTEs) no sistema e a correta geração das contas a pagar.

Identificar o Tomador de Serviço:
-Remetente ou Destinatário: Verificar se o tomador de serviço é por conta da AUTO GERAL.
-Minuta de Transporte: Não é necessário lançar no sistema, e sim verificar na observação o tipo de frete se estiver FRETE A PAGAR solicitar ao fornecedor o CTE.

Lançamento do CTE
Baixar o XML:
-Acesse o site da Fazenda e faça o download do arquivo XML do CTE correspondente

-No sistema ir em (Movimentos – Compras – Cadastrar conhecimento de Transporte)

Cadastrar CTE:
-Selecione a opção cadastrar CTE
-No campo ler CTE, busque e selecione o XML baixado do site da Fazenda.
-No campo Centro de Custo, insira o código 07.02 (Fretes).

Gerar Contas a Pagar
Obter o Fechamento Quinzenal:
-Acesse seu e-mail e baixe o fechamento quinzenal.
-Segue exemplo:

-Verifique se todos os CTEs estão corretamente lançados no sistema.
-Inserir o Modo de Pagamento:
-No último CTE do fechamento, insira o modo de pagamento como 15 dias. (16)
-Cadastrar pagamentos

-Cadastrar pagamentos:
-Vá até a aba de pagamentos e registre o pagamento correspondente, clicando 2x no pagamento gerado.

-Registrar Boleto e Observações:
-Insira o código de barras do boleto referente ao fechamento.
-Na aba pagamentos, adicione na observação todos os números de CTE pertencentes ao fechamento.

Conferir CNPJ do Beneficiário:
Verifique se o CNPJ do beneficiário do boleto corresponde ao CNPJ presente no fechamento

-Caso esteja divergente inserir no cadastro de conta a pagar o CNPJ do beneficiário que está no boleto

Nota 1:Assegure-se de que o XML esteja completo e correto antes de fazer o upload no sistema.

Nota 2:Revise todos os dados e documentos com atenção para evitar erros no lançamento e no pagamento.

Nota 3:Em caso de dúvidas ou inconsistências, consulte o manual do sistema ou entre em contato com a equipe de suporte.

5 Registros

Sistema ERPJ
FLO-005 - RNCL – Relatório de Não conformidade Logística

6 Histórico das Revisões

Revisão	Descrição	Revisor	Data
00	Emissão inicial	Luiz Carlos de Paula Leite	03/04/2015
01	Revisão do item 4.1	Luiz Carlos de Paula Leite	25/01/2017
02	Revisão do item 4.1 e 4.3	Luiz Carlos de Paula Leite	07/03/2017
03	Revisão de todo documento e exclusão do item 4.6	Luiz Carlos de Paula Leite	25/01/2018
04	Revisão geral do documento	Jonathas Alves/ João Guilherme	12/04/2019
05	Revisão geral do documento	Alex Silva/ João Guilherme/ Isaias Veloso	22/02/2021
06	Revisão geral do documento	João Guilherme/ Alexandre Borges	01/02/2022
07	Revisão geral do documento	João Guilherme/ Alexandre Borges	11/11/2024