Elaboração			Aprovação
Nome	Visto	Data	Nome	Visto	Data
Silmara Candiani Lemes		11/07/2016	Cristiane Moraes Tuvani		11/07/2016

1. Objetivo

O objetivo desta instrução de trabalho é orientar sobre os procedimentos de contas a receber.

2. Referências

Não aplicável

3. Definições

Não aplicável

4. Procedimentos e Responsabilidades

4.1. Gerar Boletos/Faturas:

-Conferir os prazos de todas as lojas no sistema;
-Gerar o período da cobrança (Financeiro – Cobrança – Boletos – Períodos – cadastrar), preencher o campo Cedente=1, ou Cedente=7, se enviado ao ITAU, período (data inicial e data final) anotar o código do período;

-Gerar acúmulo (Financeiro – Cobrança – Boletos – Períodos – Consultar Todos – Clicar sobre o Período – Gerar Acúmulos), ordenar pelo valor para ver se não tem nada negativo (quando o valor de devolução é maior que o valor da venda), se houver fazer a exclusão do acúmulo.

-Imprimir o relatório de devoluções para incluir no sistema. No sistema ERPJ acessar o menu (Relatórios – Relatórios de Devoluções – Devoluções e Compras de Casco em Aberto) colocar o período 01/01/10 até a “data de hoje”;

-Incluir as devoluções da semana, emitidas pela Auto Geral (Devolução do cliente), no sistema ERPJ acessando o menu (Financeiro – Cobrança – Boletos – Acúmulos – Consultar pelo código do período) clicar no nome do cliente e adicionar a devolução no acúmulo do cliente, na “aba Nfe”;

-Incluir as devoluções da semana, emitidas pelos clientes, (Financeiro – Cobrança – Boletos – Acúmulos – Consultar pelo código do período) clicar no nome do cliente e adicionar a devolução no acúmulo do cliente, “aba Dev. Compras”;

-Existem alguns clientes que possuem Prazo especial, neste caso, verificar os formulários FFI-006/FFI-007 “Planilha de prazos de boletos/faturas”, e o formulário FFI-005 “Planilha de prazos de clientes especiais”, e alterar no sistema, clicando sobre o nome do cliente, e alterando o prazo (F8 para consultar);
-Verificar valores menor que R$ 50,00, se o cliente possuir mais compras para faturar na semana seguinte, excluir o acúmulo;
-Conferido tudo, gerar os boletos (Financeiro - Cobrança – Boletos – Períodos – Consultar Todos) clicar sobre o período – Gerar boletos;
-Verificar os clientes que tem datas especiais de pagamentos, clica sobre o cliente, e altera a data de vencimento;
-Após finalizados os boletos, anotar o número do primeiro e último boleto, clicar no botão enviar boletos por e-mail, digitar o código do acúmulo. Após enviados, conferir no e-mail se todos boletos foram enviados corretamente;
-Imprimir os boletos que não foram por e-mail, e entregar para a telefonista para envelopar e enviar para o correio;

4.2. Registrar os boletos em Banco:

-No sistema ERPJ acessar o menu Financeiro – Cobrança – Boletos – Gerar arquivos de Remessa, selecionar o Cedente(para Itau cedente 7), cadastrar, gerar remessa, exportar arquivo, anotar o nome do arquivo;

-Santander:
-Ir no site do banco Santander, e transmitir o arquivo;
-Arquivo aceito (verde)
-Em caso de erro (vermelho) ir no arquivo salvo, abrir, salvar como, e mudar a Codificação UTF-8, para ANSI, salvar, e reenviar novamente;
-Em caso de alerta (amarelo) consultar o erro, se for erro na inclusão pois o valor da mora/multa é igual a R$ 0,00, ir no boleto, alterar para R$ 0,01, passar para o T.I. retirar desta remessa, para ser enviado na próxima;
-Itau:
-Ir no site do banco Itau, Mais, Transmissão de arquivos – Remessa – Enviar
-Anexar o arquivo salvo – enviar
-Salvar o arquivo em PDF

4.3. Baixa de duplicatas pagas no banco:

-Santander:
-Ir em Transferência de arquivos – baixar arquivo movimento
-Baixar e imprimir a Francesa
-No sistema ERPJ (Financeiro – Cobrança – Boletos – Baixar boletos por arquivo – Ler arquivo Movimento – Processar registro);
-Itau:
-Ir em Mais – Transmissão de arquivos – Retorno – Recepcionar – Cobrança – Recepcionar
-Cobrança – Ir página de cobrança – Francesa 15 dias – consultar – data do período – enviar – imprimir em paisagem e baixar no sistema ERPJ (Financeiro – Cobrança – Boletos – Baixar boletos por arquivo – Ler arquivo – Processar registro);

4.4. Cobrança de Duplicatas/faturas em atraso:

-No sistema ERPJ acessar menu (Relatórios – Relatório Financeiro – Cobrança em atraso (origem da venda) – Selecionar a loja – Tipo de Relatório (boletos ou faturas) – Ordenar por cliente – Não incluir os protestos – Filtrar por data de vencimento – Escolher o período desejado – Visualizar Impressão);

-Após o relatório impresso, procurar pelo código de cadastro, ou nome do cliente, clicar duas vezes sobre o cadastro, ligar para todos os clientes avisando do débito na loja e se o cliente possuir e-mail, também enviar aviso de vencimentos clicando no botão Cobrança - Enviar aviso de vencimentos, na tela de cadastro do cliente, anotando a ocorrência na observação;

4.5. Envio de duplicatas para o cartório:

-No sistema ERPJ acessar o menu Financeiro – Cobranças – Boletos – Consultar pelo nome do cliente, ou direto pelo atalho, selecionar a duplicata em aberto, clicar duas vezes, alterar a situação para Cartório e Alterar, e copiar o nosso número;

-Ir no site do Banco Santander, e comandar a Instrução PROTESTO (Cobrança e Recebimento – Consultas – Títulos – seleciona o código do Beneficiário – Selecionar Individual – e colar no campo Nosso Número – Exibir – Incluir Instruções – selecionar Protestar e Confirmar;
-Em caso do banco recusar o protesto, é feito o protesto eletrônico, através do site www.site.cenprotnacional.org.br clicar em entrar – utilizar o certificado digital – autenticar – usuário da Auto Geral – confirmar –
-Credor – Formulário para Protesto e digitar todas as informações do título.
-Após a entrega do instrumento de protesto pelo Banco, cadastrar no sistema ERPJ (Financeiro – Protestos – Cadastrar) e arquivar.

4.6. Envio de cheques para cartório:

-Após o cheque ter voltado sem fundos, e ter solicitado o endereço junto ao banco emissor (formulário FFI-008), preencher o Requerimento do cartório, no sistema ERPJ alterar a situação para Cartório, lembrando que cada cartório, tem um modelo próprio de requerimento, sempre consultar o correto antes de enviar.
-Após retirada do cartório;
-Se o devedor fez o pagamento do Cheque em cartório, fazer a baixa no sistema, conforme procedimento de baixa de cheques da ITFI-003 (4.4.);
-Se o cheque voltar protestado, alterar a situação para protesto, e cadastrar no sistema ERPJ (Financeiro – Protestos – Cadastrar) e arquivar.

4.7. Recebimento de Protesto e carta de Anuência:

-Em caso de recebimento de Títulos ou Cheques protestados, fazer a baixa no sistema ERPJ, conforme procedimento de baixa de duplicatas, da ITFI-003 (4.4.);
-Entregar a carta de anuência digital para o cliente (através do site www.site.cenprotnacional.org.br clicar em entrar – utilizar o certificado digital – autenticar – usuário da Auto Geral – confirmar)
-Credor – Autorização para Cancelamento de Protesto – digitar os dados do protesto

5. Registros

FFI-005 – Planilha de prazos especiais (fixo)
FFI-006 – Prazos especiais para boletos
FFI-007 – Prazos especiais para faturas
FFI-008 – Carta de solicitação de endereço
(Sem códigos) - Francesas bancárias (própria do banco)
(Sem códigos) Instrumentos de Protestos (próprio do cartório)
(Sem códigos) Relatórios diversos do sistema ERPJ

6. Histórico de Revisões

Revisão	Descrição	Revisor	Data
00	Emissão inicial	Silmara Candiani Lemes	11/07/2016
01	Revisão dos itens 4.1	Silmara Candiani Lemes	27/02/2017
02	Revisão do Item 4.1 e 4.5 e inclusão do intem 4.4	Silmara Candiani Lemes	07/03/2018
03	Revisão geral do documento	Silmara Candiani Lemes	29/05/2019
04	Revisão geral do documento	Aline Ramos	13/03/2021
05	Revisão geral do documento	Aline Ramos	27/01/2022