Elaboração		Aprovação
Nome	Data	Nome	Data
Silmara Lemes	11/07/2022	Murilo de Moraes Tuvani	11/07/2022
Jesiel Correa Gomes	11/07/2022

1. Objetivo

Essa instrução de trabalho tem como objetivo estabelecer os processo dos encarregados.

2. Referências

Não Aplicável

3. Definições

Não aplicável

4. Procedimentos e Responsabilidades

4.1 Atividades diárias:

-Realizar a abertura e fechamento da Loja (Acionamento de Alarme);
-Zelar pela limpeza e manutenção do prédio;
-Analisar os relatórios diários recebidos por e-mail (Gerenciamento de expedição, Compras sem dar entrada, Transferência sem dar entrada, Cancelamento, Pedidos parados, Tempo guarda disponibilização de material, Documentos Fiscais em situação irregular);
-Analisar as notas em aberto via sistema;

Baixa de Consumo via Pedido:

Toda mercadoria que entrar no estabelecimento da Auto Geral com a finalidade de AQUISIÇÃO PARA CONSUMO (Op. 34 e 35), deverá ser emitido a BAIXA via PEDIDO da seguinte maneira:
-No Erp ir em movimentos-pedidos-cadastrar;

-Na operação utilizar o código 64, centro de custo (F8 para consultar), selecionar qual centro de custo corresponde a baixa, por exemplo:material de escritório, limpeza etc. No campo cliente, preencher com o código da loja que está dando baixa de consumo, importante colocar as infomações da baixa na obervação:

-Inserir código x do produto e quantidade, finalizar itens , e cadastrar o pedido:

Baixa de Avaria:

-Toda mercadoria que entrar no estabelecimento com a finalidade de COMERCIALIZAÇÃO, e vier a ter AVARIA, produto vencido, for objeto de furto, roubo ou extravio, deverá ser emitida Nota Fiscal da seguinte maneira:
-No ERP ir em – Movimentos - NFE e Cadastrar;

-Na operação utilizar o código 79, cliente é o código da loja que está dando baixa de avaria ou itens de consumo de revenda, importante colocar as informações da baixa na Observação:

-Inserir código x do produto e quantidade, finalizar itens , cadastrar e enviar NFe.

Baixa de Consumo Frota:

Toda mercadoria que entrar no estabelecimento com a finalidade de COMERCIALIZAÇÃO, e vier a ser CONSUMIDA no próprio estabelecimento (FROTA INTERNA), deverá ser emitida Nota Fiscal da seguinte maneira:
-No ERP ir em – Movimentos - NFE e Cadastrar;

-Na operação utilizar o código 86, cliente é o código da loja que está dando baixa, importante colocar a placa e o modelo do veiculo na baixa na observação:

-Inserir código x do produto e quantidade, finalizar itens , cadastrar e enviar NFe.

-Responsável pelo suporte aos estoquistas nos números e cadastramento das RNCL (FLO-005
-Acompanhar a abertura e fechamento de caixa conforme instruções ITFI-003 ABERTURA E FECHAMENTO DE CAIXA;
-Fazer análise dos orçamentos de vendas junto ao supervisor de vendas;
-Responsável pela análise e alteração de limites junto ao financeiro;
-Enviar os documentos (verificar se está devidamente assinado), atestados tem o prazo de 48h para serem entregues ao RH/DP;
-Acompanhar diariamente as metas de vendas;
-Acompanhar diariamente as Vendas Futuras em Aberto:

-Selecionar a loja:

-Seleciona a opção não

-Irá aparecer todas as vendas futuras em aberto

-Verificar junto ao vendedor e o setor de compras as vendas futuras em aberto, acima de 48 horas;

-Após esse período, o encarregado receberá um e-mail com as pendências ainda em aberto:

4.2 Atividades semanais:

-Analisar semanalmente o controle de abastecimento;

-Responsável pela manutenção preventiva e corretiva dos veículos, assim como acompanhamento do preenchimento formulário do Checklist (FMA-001), e lançamento no sistema conforme procedimentos Check list,Cadastro de Ordem de serviço

-Analisar juntamente com o Conferente o preenchimento da planilha do projeto Entrega 40, assim como acompanhamento das ações e atingimento das metas. Clique aqui;

-Responsável por direcionar o estoquista no preenchimento do quadro GD. Clique aqui;

-Responsável pelo preenchimento do quadro GD do Fiscal. Clique aqui

-Apresentar semanalmente o formulário do Dashboard de Vendas e Logística (FEN-001) para os vendedores, e mensalmente para Qualidade, Supervisor de vendas e diretoria:

-Para a parte de vendas terão que ser preenchidos os seguintes indicadores:

Meta do mês

-Será passado pelo supervisor de Vendas mensalmente por e-mail e cabe ao encarregado dividir os valores entre seus vendedores. Para atualizar com o valor atingido deve se seguir o seguinte campo:

-No sistema ERP ir em – Relatórios – Relatórios de Gestores – Vendas (selecionar loja e período) e preencher no dashboard:

Itens vendidos /Itens Devolvidos (Loja e Cliente)

-No campo “Itens Vendidos” e “Itens Devolvidos”: No sistema ERP ir em – Relatórios – Relatórios Gestores – Devoluções:

-Selecionar a loja:

-Selecionar a Data:

-Selecionar opção devolução e clicar 2x, ou digitar DEVOLUÇÃO no campo “Nome do arquivo”:

-Ao abrir a planilha do Excel, inserir filtro na primeira linha (LOJA, MOTIVO, OPERAÇÃO, VENDEDOR, ITENS VALOR); Quantidade de Itens Vendidos: na coluna “Operação” filtrar por devolução, e somar a coluna “Itens”:

-Na coluna B, filtrar de acordo com o motivo da devolução e preencher no dashboard de acordo com o a regra devolução loja e devolução cliente:

-Quantidade cotações executadas:

-Campo “Cotações” No sistema ERP ir em – Movimentos – Cotação de Compras – Consultar por data de cadastro (selecionar data período) filtrar loja-descrição-vendedor:

Venda Futuras

-No sistema ERP ir em – Movimentos – Pedidos de clientes – Consultar por data loja (selecionar loja e período) filtrar loja-situação fechado-vendedor:

Quantidade de orçamento em aberto

No campo “Orçamentos em aberto” No sistema ERP ir em – Relatórios – relatórios de vendas – Situação de orçamento realizados, por período (selecionar período) filtrar por vendedor situação em aberto:

Não entrega (Cliente ausente/ Endereço Incorreto/Não Pagamento)

-No campo “Não Entrega” No sistema ERP ir em – Relatórios – relatórios de logística – Relatório de Expedição - Entrega 40- Entrega com Status Não entregue selecionar período) filtrar por motivo Cliente Ausente, não pagamento e endereço incorreto:

LOGÍSTICA

Indicador Recebimento NF e Armazenagem NF

Indicador de Romaneio – Gerado X Realizado

Indicador Lista / Picking

Indicador Expedição NFE enviadas X Não Conformidades

Furo de estoque

Acuracidade de Saída

Preenchimento Formulário de Devolução FEN-005

-Passo 1: Devolução por itens (MOTIVOS)

-No sistema ERP, ir em Relatórios, relatórios de gestores, devoluções:

-Selecionar a loja:

-Selecionar a Data:

-Selecionar opção devolução e clicar 2x, ou digitar DEVOLUÇÃO no campo “Nome do arquivo”:

-Ao abrir a planilha do Excel, inserir filtro na primeira linha (LOJA, MOTIVO, OPERAÇÃO, VENDEDOR, ITENS VALOR);

-Quantidade de Itens Vendidos: na coluna “Operação” filtrar todos os tipos de Venda, e somar a coluna “Itens”:

-O total da soma, preencher na planilha FEN-005 – FORMULÁRIO DE DEVOLUÇÃO dos Indicadores (ISO) a coluna de ITENS VENDIDOS:

-Quantidade por itens Devolvidos: na coluna “Operação” filtrar por devolução, classificar em ordem alfabética, e somar a coluna “Itens” conforme os motivos que constam na Planilha de Devolução, e preencher na planilha FEN-005 - FORMULÁRIO DE DEVOLUÇÃO da ISO na coluna “Quantidade por Item”:

-PASSO 2 => Somar as devolução por Pedido e por NFe (MOTIVOS POR CLIENTE)

-PEDIDOS => no sistema ERP ir em - Movimento pedidos, consultar por data e loja. NFE => Movimento NFe, consultar por data e loja;

-Filtrar operação por DEVOLUÇÃO DO CLIENTE, situação NORMAL exporta para o Excel:

-Salvar na área de trabalho, a planilha abrirá automaticamente:

-Selecionar a coluna Motivo e inserir o filtro:

-Filtrar os motivos das devoluções, depois SOMAR quantos pedidos e NFs tem de devolução por motivo e preenchar na planilha FEN-005 - FORMULÁRIO DE DEVOLUÇÃO:

-Fazer este mesmo processo acima, para NF-e, e colocar o total de pedidos e NF-e.

-Para preencher o número de vendas: No sistema ERP ir em Relatórios – relatórios de vendas – número de vendas por mês:

-Copiar da Coluna “vendas” referente a loja:

-Preencher na planilha FEN-005 - FORMULÁRIO DE DEVOLUÇÃO na coluna “Número de Vendas”:

-Após finalizado, salvar e enviar o arquivo por email para o Supervisor de vendas com cópia para departamento de qualidade.

-Não incluir linhas, não alterar nenhum campo que contenha fórmulas, não alterar nenhum motivo

4.3 Atividades mensais

-Fazer levantamento dos indicadores e apresentar para Qualidade e Diretoria (FEN-001, FEN-005);

-Criar plano de ação para indicadores que não atingiram a meta, conforme criterios para tomada de ação de cada indicador (FQU-008 RAC);

-Fazer reunião mensal (feedback) com toda equipe;;

-Responsável pelas visitas as oficinas junto dos vendedores; ;

-Dar suporte no pedido de aquisição material de limpeza, cozinha e material de escritório (FEN-002, FEN-003, FEN-004), conforme cronograma abaixo:

-Analisar e agendar férias dos colaboradores junto com DP e RH;

-Analisar e agendar dissídio dos colaboradores junto com DP e RH;

-Responsável pelo preenchimento da planilha de atestado, faltas, atrasos;

-Responsável pelo agendamento de banco de horas;

-Responsável pelas entrevistas juntos dos Gestores e RH;

-Responsável pelas admissões e demissões dos colaboradores junto dos Gestores e RH;

-Responsável pela solicitação de Cadastro de funcionário no sistema FRH-006 junto com o T.I. e o RH;

-Responsável pelo cadastro da digital do colaborador no relógio ponto;

-Responsável pela apresentação dos resultados de todos os indicadores para a equipe;

5 Registros

-FEN-001 -Dashboard Vendas e Logística

-FQU-008 - RAC – Relatório de Ação Corretiva

-FMA-001 - Check-list de Veículos

-FLO-005 - RNCL- Relatório de não conformidade Logística

-FEN-002 - Formulário de produtos de Cozinha

-FEN-003 - Formulário de produtos de Limpeza

-FEN-004 - Formulário de Matérias de Escritório

-FEN-005 - Formulário de Devolução

-FRH-006 - Ficha de Cadastro de Funcionário no Sistema

6 Histórico das Revisões

Revisão	Descrição	Revisor	Data
00	Emissão inicial	Encarregados	11/07/22