Tom de voz

Os extremos aqui devem ser evitados. O tom deve apresentar ritmo e volume adequados. Seja firme, porém, agradável. O tom de voz é fundamental para uma mensagem ser corretamente passada, por isso, toda atenção é crucial para um bom atendimento.

Empatia

Empatia, no atendimento, é saber se colocar no lugar dele enquanto o auxilia na compra, ou seja, resolver e solucionar problemas dos clientes, se colocando no lugar do outro, além de claro, ter simpatia no atendimento, sempre pense: qual atendimento você gostaria de receber?

Profissionalismo

Mantenha sempre certa formalidade, mesmo que o seu local de trabalho seja mais descontraído. Dessa maneira, transmitir seriedade e respeito se torna uma tarefa fácil e simples, mesmo longe.

Silêncio

Evite silêncios prolongados enquanto o outro fala, use interjeições ou faça comentários para que o cliente saiba que você permanece ali e que está prestando atenção.

Intimidade

Jamais demonstre intimidade ao telefone, mesmo que você conheça o cliente há muito tempo.

Grito

Nunca grite ao chamar um colega, além de gerar um desconforto para quem está do outro lado da linha e para pessoas que estão no ambiente, transmite a quem ouve, mensagens negativas como falta de educação.

Expressões

As expressões devem ser adequadas ao falar com o cliente, assim demonstra seriedade e consegue passar as informações necessárias sem ser mal-entendido. Troque “1 minuto” por “um instante”, troque “Quem é?” por “Quem deseja falar?”

Não diga “alô”

O correto é dizer: “Auto Geral, seu nome, bom dia!” E pergunte o nome da pessoa que está falando e chame pelo nome, ao encerrar, seja cordial e reafirme o que foi acordado entre vocês, se julgar necessário, reforce o seu nome.

Rapidez ao atender

Não demore para atender o telefone, espere no máximo, três toques, depois disso o cliente pode ficar impaciente e desligar o aparelho.

Tempo

Se precisar de um tempo, peça para que o cliente para aguardar um instante na linha, mas não de more uma eternidade porque ele pode se sentir desprestigiado e desligar o telefone.

Outras atividades

Evite fazer outras atividades enquanto fala ao telefone. Ao agir assim, o cliente entende que falta profissionalismo, atenção e cuidado.

Papel e caneta

Tenha sempre papel e caneta próximos a você para que não perca tempo procurando-os só para anotar um recado, ou uma cotação..

Paciência

Seja paciente com o seu cliente, afinal, você está ali para isso, atendê-lo da melhor forma possível. Lembre-se que você não está fazendo favor algum a ele, esse é o seu trabalho!

Linha desocupada

Você não fica irritado quando tenta ligar em algum lugar e o telefone vive ocupado? Pois então, pense nisso sempre que estiver no seu local de trabalho! Evite conversas demoradas e telefones particulares que não forem urgentes. A linha precisa ficar desocupada para que o nosso cliente possa se comunicar com a empresa logo que desejar ou o mais rápido possível.