Elaboração			Aprovação
Nome	Visto	Data	Nome	Visto	Data
Silmara Candiani Lemes		11/07/2016	Cristiane Moraes Tuvani		11/07/2016

1. Objetivo

O objetivo desta instrução de trabalho é orientar sobre os procedimentos de contas a pagar.

2. Referências

Não aplicável

3. Definições

Não aplicável

4. Procedimentos e Responsabilidades

4.1 Conferência e lançamento das notas de entrada - NF-e:

-Recebimento das notas (consumo, manutenção,papelaria,etc) e documentos para pagamento vindas das unidades (via malote da empresa);
-Após o recebimento das notas, separar CT-e,conferir se estão lançadas e se os prazos estão cadastrados;
-No sistema ERPJ acessar menu Movimentos – Compras – Consultas – Consultar por loja e data de cadastro – Selecionar a loja e o período – Consultar pelo número da nota fiscal, ou consultar pelo leitor de código de barras;
-Clicar duas vezes sobre a nota e na aba pagamentos verificar se os prazos batem com as notas fiscais;

4.2 Conferência e lançamento das notas de serviços - NFS-e e concessionárias:

-Recebimento das notas para pagamento vindas das unidades (via malote da empresa) e por e-mail;
-Após o recebimento das NFS-e e concessionárias, conferir se estão lançadas e se os prazos estão cadastrados;
-No sistema ERPJ ir em Movimentos – Compras – Cadastrar compra de serviço, código da operação sempre 36 – Aquisição/Contratação de serviços (F8 p/ consultar);
-Conferir se a NFS-e do Tomador de Serviço possui retenção de impostos, preencher cada imposto em seu devido campo, modo de pagamento, centro de custo, valor do serviço, discriminação dos serviços, clicar no botão cadastrar pagamentos para vincular no contas à pagar, e clicar em cadastrar;

4.3 Conferência e lançamento dos conhecimentos de transporte - CT-e:

-No sistema ERPJ ir em Movimentos – Compras – Cadastrar conhecimento de transporte eletrônico (CT-e), clicar em Ler CTe, selecionar o arquivo eletrônico salvo na pasta financeiro – CT-e, colocar centro de custo e cadastrar;
-Aguardar o envio dos fechamentos quinzenais enviado pelas transportadoras, agrupar os CT-e e vincular o pagamento no contas à pagar;

4.4 Lançamento de impostos

-Após recebimento das guias de Impostos, por e-mail ou via malote, lançar no sistema ERPJ (Contabilidade – Impostos – Cadastrar Guias de Impostos), de acordo com o CNPJ;
-Selecionar o Tipo de Imposto (Estadual – Federal – Municipal – Código de Barras);
-Selecionar o Imposto de acordo com o código da Receita – Ir;
-Para cada Imposto, a tela é alterada conforme o Imposto selecionado, cadastrar para vincular no contas à pagar;

4.5 Importar arquivos dos boletos em DDA

-No site do Itaú, recepcionar boletos recebidos em DDA (Transmissão de arquivos – Retorno – Recepcionar – Varredura do sacado e baixar todos os arquivos recebidos na data);
-No ERPJ importar os arquivos em (Financeiro – enviar arquivo – pasta Financeiro – DDA Boletos – organizar por data – seleciona o arquivo – abrir – ok);

-Consultar se não deu erro na importação (Financeiro – Consultar envios – data sempre dois dias anterior até a data de hoje – CNAB – Status sempre ACEITO), em caso de erro, consultar o T.I.;

4.6 Pagamento aos fornecedores

-Diariamente verificar se consta boletos a pagar, sem o código de barras sistema (Financeiro – Contas a Pagar – Consultar todas em aberto (por período));

-Conciliar diariamente e-mail recebido “Contas a pagar que constam em DDA” com o ERPJ; relatório que consta no ERPJ e não consta no DDA, e que consta DDA mas não consta no ERPJ;
-Se não estiver com o código de barras preenchido, consultar no site do Itaú os boletos recebidos em DDA, onde verifica-se valor e vencimento (Contas a pagar – ir para página de contas a pagar – Boletos eletrônicos DDA – consulta de pagamentos de boletos – boletos recebidos);

-Se faltar algum boleto, procurar no e-mail, verificar se não é transferência bancária, ou solicitar ao fornecedor;

4.7 Gerar arquivo de remessa

-No sistema ERPJ acessar o menu Financeiro – Contas a pagar – Remessa de pagamentos – Gerar remessa;

-Selecionar todos os tipos de pagamentos (Títulos – Impostos – Transferências – Convênios);
-Selecionar o convênio cadastrado, colocar data do pagamento, data inicial, e data final, lembrando que, nos casos de feriado ou finais de semana, a data inicial deverá levar em conta o feriado ou o sábado;
-Clicar no botão Gerar previsão, para ver se está tudo certo, e após gerar remessa;

-Imprimir o relatório, e exportar o arquivo;
-Anotar o nome e o local onde o arquivo está salvo e enviar pelo site (www.santanderempresarial.com.br)
-Entrar na conta da Auto Geral;
-Clicar na Aba Transferência de arquivos – Remessa Transmitir;
-Selecionar Produtos – Pagamentos de Fornecedores.
-Selecionar Layout – Fornecedores e Tributo Eletrônico / 240 / TCVJ.
-Selecionar Arquivo a ser transmitido – Clicar em Transmitir.
-Solicitar senhas e dados confidenciais com o Superior Imediato.
-Aguardar confirmação do banco;
-Se der aceito (verde) arquivo enviado com sucesso;
-Se der aceito parcialmente (amarelo) aguardar o relatório do banco para identificar qual boleto deu problema, retirar o mesmo da remessa, e enviar novamente;
-Se der erro (vermelho) consultar T.I.;
-Avisar o responsável pela autorização do pagamento (Murilo Tuvani) para dar aceite na remessa;

4.8 Processar arquivo de retorno;

-Todos os dias, processar o arquivo de retorno, para baixar as duplicatas pagas.
-No site do banco Santander (www.santanderempresarial.com.br), clicar na Aba Transferência de Arquivos – Retorno – Consultar – Selecionar Pagamento Fornecedores – Selecionar o período – Salvar Tipo de Arquivo Movimento;
-No sistema ERPJ acessar o menu (Financeiro – Contas a Pagar – Remessas de Pagamentos – Processar retorno)

4.9 Devolução à vista;

-Se o modo de pagamento for à vista, devemos emitir a nota de devolução conforme procedimentos da ITFI-002, com o modo de pagamento 1 – à vista, ou 143-adiantamento;

4.10 Devolução crédito em conta corrente;

-Se o pagamento for através de depósito bancário (TED, DOC, PIX) devemos emitir a nota de devolução conforme procedimentos da ITFI-002, com o modo de pagamento 538 – Débito em conta corrente, e passar todos os dados bancários, para Tesouraria fazer o estorno do pagamento;

4.11 Devolução à prazo;

-Se o cadastro do cliente o tipo de cobrança for por acúmulo ou indefinido, devemos emitir a nota de devolução conforme procedimentos da ITFI-002 com modo de pagamento 2 – à prazo; onde será abatido na mesma compra, ou em compras futuras;
-Se o cadastro do cliente o tipo de cobrança for boleto direto, verificar:
-Se o boleto está em aberto à vencer, devemos emitir a nota de devolução conforme procedimentos da ITFI-002, com modo de pagamento 2 – à prazo;
-Se o boleto estiver quitado, devemos emitir a nota de devolução conforme procedimentos da ITFI-002, com o modo de pagamento 143 – adiantamento;
-Se o boleto for parcelado e o valor da devolução for menor que o valor restante a pagar, devemos emitir a nota de devolução conforme procedimentos da ITFI-002, com o modo de pagamento 2 – à prazo;
-Se o boleto for parcelado e o valor da devolução for maior que o valor restante a pagar, devemos emitir a nota de devolução conforme procedimentos da ITFI-002, com o modo de pagamento 2 - à prazo referente ao valor dos boletos em aberto, e a diferença como 143 – adiantamento;
-Se o boleto estiver vencido, não aceitar a devolução, até o pagamento do mesmo;

4.12 Gerar crédito (haver) ou estornar cartão:

-Gerar crédito
-Quando o cliente pagar em dinheiro ou cartão de crédito e devolver o produto por motivo de não ter a necessidade de uso da peça, devemos emitir a nota de devolução conforme procedimentos da ITFI-002, com o modo de pagamento 143 (Adiantamento);

-Estorno de Cartão
-Quando o cliente devolver o produto por motivo de a peça não servir ao veículo e a empresa não tiver o produto para atender suas necessidades, devemos emitir a nota de devolução, conforme procedimentos da ITFI-002 e fazer o estorno do cartão conforme procedimento abaixo:
-Solicitar o cartão do cliente junto com comprovante de pagamento da venda;
-Se a venda for do dia, pelo TEF, o estorno deverá ser total, e pode ser feito por qualquer caixa, clicar no modo de pagamento com botão direito em detalhes de pagamento, cancelar; consultar Manual de Devolução Total de Venda com origem TEF no GLPI através do link: Clique Aqui
-Se a devolução for parcial, deverá fazer o estorno total, e emitido nova venda com as peças que o cliente utilizou
-Se a venda for do dia, pelo POS o estorno será feito pelo caixa na mesma máquina em que foi efetuado o pagamento;
-Se a venda não for no dia o estorno será através do Site da operadora com contrato vigente, gerando um protocolo de estorno.

4.13 Prazos para estornos no site:

-Cartão de debito 7 dias corridos, contando a data da venda. Após essa data fazer o crédito (Adiantamento - 143) ou devolução do dinheiro (à vista - 1)
-Cartão de credito 90 dias da data da venda. Após essa data fazer o crédito (Adiantamento - 143).
- Após os prazos acima, a solicitação é feita através do e-mail resolve@userede.com.br que enviara um boleto para pagamento.

5. Registros

(Sem códigos) Relatórios diversos do sistema ERPJ

6. Histórico de Revisões

Revisão	Descrição	Revisor	Data
00	Emissão inicial	Silmara Candiani Lemes	11/07/2016
01	Revisão dos itens 4.2, 4.3 e 4.6	Silmara Candiani Lemes	27/02/2017
02	Revisão geral do documento	Silmara Candiani Lemes	29/05/2019
03	Revisão geral do documento	Laudicéia F.Barradas Luis/ Ricardo Caetano	12/02/2021
04	Revisão geral do documento	Laudicéia F.Barradas	27/01/2022
05	Revisão geral do documento	Laudicéia F.Barradas/Ranilori Nascimento	21/10/2022